Модуль управления документами

Каждый день работы организации приводит к увеличению объема накапливаемых документов, что усложняет эффективную работу с документами и увеличивает объем работ при решении следующих задач:

• —

  Поиск документа

• —

  Поддержание его в актуальном состоянии

• —

  Обеспечение режима конфиденциальности

• —

  Обеспечение сохранности

• —

  Обеспечение рабочих процессов связанных с документом

В результате возникает ситуация информационной недостаточности, дезорганизации деятельности сотрудников связанной с исполнением документов, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются. Все это негативно сказывается на эффективности работы в организации в целом.

Для решения выше перечисленных проблем в АСУ «Синергия» реализован модуль управления электронными документами, с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Управление документами складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет полномасштабного использования электронного документооборота.

Элементы модуля Управления документами

• —

  Создание документов
  Этот элемент служит для установления необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов с применением современных информационных технологий для составления документов.

• —

  Документооборот
  Этот элемент дает возможность электронному документу двигаться по «маршруту» в рамках организации, заданному создателем документа, и активно реализовывать свое функциональное назначение в организации. В этом элементе осуществлена поддержка процессов согласования и обработки документа на всех стадиях жизненного цикла документа, реализована возможность наблюдения за движением и использованием документа, выдача электронных заданий и контроль их исполнения.

• —

  Хранение и использование документированной информации
  Этот элемент служит для формирование дел, создания файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, организация хранения документов, назначение прав доступа к документам.

• —

  Управление архивами
  Этот элемент служит для проектирования архива, систематизации и структурирования данных, организация доступа и ограничений к архиву.

В терминах АСУ «Синергия» в основе электронного документооборота лежит электронный документ.

Понятный и удобный интерфейс модуля Управления документами упрощает работу с документами и позволяет быстро перейти предприятию от «бумажного» документооборота в электронному.

Интерфейс модуля Управления документами

• —

  обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;

• —

  повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;

• —

  обеспечить оперативность предоставления услуг;

• —

  ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;

• —

  обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;

• —

  снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Преимущества внедрения Модуля управления документами:

• —

  ускорение информационных потоков (повышение скорости движение документов внутри организации)

• —

  организация автоматизированного ведение делопроизводства, маршрутизации, движения, хранение и архивную обработку документов

• —

  организация коллективной и групповой работы сотрудников с документами

• —

  экономия рабочего времени сотрудников организации за счет сокращения непроизводственных затрат (поиск необходимых документов, их прохождение по цепочкам и т.п.)

• —

  изменение корпоративной культуры взаимодействия

• —

  электронный документооборот в разы повышает эффективность работы предприятия за счет Синергии различных служб и отделов предприятия на базе общего электронного документооборота

• —

  объединение сотрудников, необходимой им информации и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду

• —

  автоматизирует деловые процессы предприятия

• —

  ускорение принятия управленческих решений

• —

  укрепление исполнительной дисциплины

• —

  повышение эффективности и производительности труда

Для организации оповещений и коммуникаций сотрудников в модуль Управления документами встроен Модуль Система доставки сообщений.