Модуль управления документами
Каждый день работы организации приводит к увеличению объема накапливаемых документов, что усложняет эффективную работу с документами и увеличивает объем работ при решении следующих задач:
- —
Поиск документа
- —
Поддержание его в актуальном состоянии
- —
Обеспечение режима конфиденциальности
- —
Обеспечение сохранности
- —
Обеспечение рабочих процессов связанных с документом
В результате возникает ситуация информационной недостаточности, дезорганизации деятельности сотрудников связанной с исполнением документов, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются. Все это негативно сказывается на эффективности работы в организации в целом.
Для решения выше перечисленных проблем в АСУ «Синергия» реализован модуль управления электронными документами, с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.
Управление документами складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет полномасштабного использования электронного документооборота.

Элементы модуля Управления документами
- —
Создание документов
Этот элемент служит для установления необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов с применением современных информационных технологий для составления документов. - —
Документооборот
Этот элемент дает возможность электронному документу двигаться по «маршруту» в рамках организации, заданному создателем документа, и активно реализовывать свое функциональное назначение в организации. В этом элементе осуществлена поддержка процессов согласования и обработки документа на всех стадиях жизненного цикла документа, реализована возможность наблюдения за движением и использованием документа, выдача электронных заданий и контроль их исполнения. - —
Хранение и использование документированной информации
Этот элемент служит для формирование дел, создания файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, организация хранения документов, назначение прав доступа к документам. - —
Управление архивами
Этот элемент служит для проектирования архива, систематизации и структурирования данных, организация доступа и ограничений к архиву.
В терминах АСУ «Синергия» в основе электронного документооборота лежит электронный документ.
Понятный и удобный интерфейс модуля Управления документами упрощает работу с документами и позволяет быстро перейти предприятию от «бумажного» документооборота в электронному.

Интерфейс модуля Управления документами
- —
обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
- —
повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;
- —
обеспечить оперативность предоставления услуг;
- —
ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
- —
обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
- —
снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.
Преимущества внедрения Модуля управления документами:
- —
ускорение информационных потоков (повышение скорости движение документов внутри организации)
- —
организация автоматизированного ведение делопроизводства, маршрутизации, движения, хранение и архивную обработку документов
- —
организация коллективной и групповой работы сотрудников с документами
- —
экономия рабочего времени сотрудников организации за счет сокращения непроизводственных затрат (поиск необходимых документов, их прохождение по цепочкам и т.п.)
- —
изменение корпоративной культуры взаимодействия
- —
электронный документооборот в разы повышает эффективность работы предприятия за счет Синергии различных служб и отделов предприятия на базе общего электронного документооборота
- —
объединение сотрудников, необходимой им информации и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду
- —
автоматизирует деловые процессы предприятия
- —
ускорение принятия управленческих решений
- —
укрепление исполнительной дисциплины
- —
повышение эффективности и производительности труда
Для организации оповещений и коммуникаций сотрудников в модуль Управления документами встроен Модуль Система доставки сообщений.