Модуль управления процессами

ПРОЦЕСС – действия, которые имеют типовой, определенный результат и плановое потребление ресурсов. Процессы работают постоянно на протяжении жизнедеятельности организации.

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (выполнение распоряжений руководства, подготовка и проведение мероприятий, обслуживание заказов клиентов, подготовка и проведение совещаний и другие).

Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, регламентами, уставами, приказами и другими) и прохождение этих процессов должно быть формализовано, строго соблюдаться и контролироваться.

ПРОБЛЕМА: без современных средств автоматизации сложно комплексно контролировать работу сотрудников. Несоблюдение сотрудниками правил при исполнении своих служебных обязанностей негативно сказывается на эффективности работы и репутации компании, и даже многоуровневый, хорошо подготовленный менеджмент не всегда решает такие задачи успешно, при этом часто являясь наиболее серьезной расходной статьей организации.

Бизнес-процесс – это организованная группа действий внутри организации, направленная на достижения целей организации.

АСУ «Синергия» осуществляет системное управления бизнес-процессами и автоматизирует бизнес-процессы. Реализованный в системе подход позволяет автоматизировать произвольный бизнес-процесс предприятия, организовать целостную, ориентированную на результат, координацию рабочей силы.

Информация, задачи и документы передаются для выполнения от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами (ролями сотрудников организации) и структурой бизнес процесса, часть координационных работ при этом может выполняться автоматически.

• —

  Систематизация деятельности сотрудников

• —

  Эффективный автоматический, полуавтоматический и ручной контроль деятельности сотрудников

• —

  Контроль исполнения поручений

• —

  Тайм-менеджмент

• —

  Кадровый учет

Основные принципы работы модуля «Управление процессами».

В терминах АСУ «Синергия» в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников, а также в основе любой самостоятельной рабочей деятельности сотрудника лежит задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый постановщиком, который нужно выполнить. Контроль полноты и качества выполнения возлагается на контролера.

Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым постановщиком. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

Работа с задачами дает возможность формализовать бизнес-процессы предприятия.

Жизненный цикл задачи

Формализация и автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет получать полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и каждого сотрудника в цепи, отслеживать его эффективность и собирать статистику.

Подсистема планирования предоставляет набор средств для краткосрочного и долгосрочного планирования деятельности компании, ее подразделений и отдельных сотрудников.

• —

  Система автоматически планирует выполнение периодических задач

• —

  Система позволяет сотруднику в полуавтоматическом режиме планировать и перепланировать свою загрузку

• —

  Пул задач позволяет загрузить сотрудника в случае досрочного завершения запланированных задач

Все задачи относятся к проектам. Проекты в модуле: Управление процессами – это стандартизация иерархической структуры организации. Проекты создают по принципу функционального управления, т.е. управление идет по иерархии сверху вниз.

Пример функциональной иерархии на предприятии

Проектирование организационной структуры предприятия в модуле: Управление процессами реализовано по такому же принципу.

Пример проектирования функциональной иерархии на предприятии

Такое проектирование организационной структуры делает возможным получения показателей эффективности по каждому направлению.

Для организации оповещений и коммуникаций сотрудников в модуль Управления процессов встроен Модуль: Система доставки сообщений.